Miksi?

Selvitä itsellesi ja tiimillesi, miksi tapahtuma järjestetään ja mihin sillä tähdätään. Määrittele tapahtuman tarkoitus ja sisäiset tavoitteet, jotta suunnittelu on helpompaa ja kustannustehokkaampaa.

Mitä?

Määrittele tapahtuman idea ja teema sekä se, millaisen mielikuvan haluat tapahtumalla luoda. Hahmottele selkeä kuva siitä, mitä olet järjestämässä.

Kenelle?

Määritä tapahtuman kohderyhmä ja rajaa se tarpeen mukaan. Pohdi myös, kenelle tapahtuma ei ole tarkoitettu, ja harkitse, voiko tapahtumaan kutsua avecin.

Koska?

Päätä tapahtuman ajankohta ottaen huomioon kohderyhmän loma-ajat, muiden tapahtumien ajankohdat ja kilpailevat tapahtumat.

Missä?

Valitse tapahtumalle sopiva paikka, huomioiden tilan koko, tarvittavat tekniset ratkaisut, esteettömyys, liikenneyhteydet ja tarjoilumahdollisuudet.

Budjetti:

Laadi tapahtumalle budjetti, johon kirjataan kaikki menot ja tulot. Muista varata puskuria yllätyskuluja varten.

Ohjelma:

Suunnittele tapahtuman ohjelma kohderyhmän, teeman ja budjetin mukaan.

Tekniikka:

Määritä tapahtuman tekniset vaatimukset ja varmista tarvittavan tekniikan saatavuus.

Turvallisuus:

Huolehdi tapahtuman turvallisuudesta ja varmista tarvittavat luvat ja suunnitelmat.

Projektiaikataulu:

Laadi projektiaikataulu, jossa määritellään tärkeät päivät ja tehtävät tapahtuman suunnittelun ja toteutuksen aikana.

Luvat:

Hanki tarvittavat luvat, ilmoitukset ja vakuutukset ajoissa tapahtuman järjestämiseksi.

Saapuminen:

Huolehdi osallistujien saapumisesta tapahtumapaikalle ja järjestä tarvittavat kuljetus- ja pysäköintijärjestelyt.
Huolehdi myös riittävä opastus tapahtumaasi ja muista poistaa opasteet tapahtuman jälkeen.

Markkinointi ja viestintä:

Suunnittele tapahtuman markkinointi- ja viestintäkanavat huomioiden kohderyhmä ja tapahtuman luonne.

Yhteistyökumppanit ja sponsorit:

Etsi tarvittaessa yhteistyökumppaneita ja sponsoreita tapahtuman järjestämiseen.

Liput ja kutsut:

Päätä lipunmyyntikanava ja suunnittele lipunmyyntiprosessi tapahtuman luonteen mukaisesti.

Jätehuolto:

Huolehdi tapahtuman jätehuollosta ja kierrätyksestä tarvittavien jäteastioiden ja -palveluiden avulla.

Siivous:

Järjestä siivous tapahtuman aikana ja sen jälkeen.

Henkilökunta:

Mieti tapahtuman henkilökunnan / talkoolaisten tarve, työaika, vaatetus, mahdolliset ruokailut ja korvaukset

Taltiointi:

Varmista tapahtuman taltiointi, jotta voit hyödyntää tallennetta markkinoinnissa ja seuraavien tapahtumien suunnittelussa.

Palaute:

Kerää tapahtumasta palautetta osallistujilta ja käytä sitä hyödyksi tulevien tapahtumien suunnittelussa.